Secretaresse
Werkzaamheden
Diverse secretariële werkzaamheden voor directeur en teamleiders Onderbouw, bovenbouw en ISK zoals agendabeheer, postbehandeling en notuleren.
Het afhandelen van ingaande en uitgaande informatiestromen, per post, e-mail, telefonisch.
Het verzorgen van interne en externe correspondentie naar eigen inzicht.
Het voorbereiden (eten reserveren, opstellen (concept)agenda, completeren en verzenden vergaderstukken) en notuleren van vergaderingen, horizontale overleggen MR, MT vergaderingen, maar ook agendastukken verzamelen voor de MR vergaderingen die opgeleverd dienen
te worden door MT/directie en het bewaken van de voortgang en afdoening van besluiten en afspraken. Tevens verslagleggen van bijgewoonde gesprekken tussen leidinggevenden en personeelsleden.
Assisteren bij dagelijkse activiteiten (schoolbreed, hands-on) en bij personeelsbeheer, zoals personeelsmutaties verwerken, bevestigingsbrieven versturen, aanhangsels opmaken, arbeidsovereenkomsten uitwerken, managementinformatie genereren, reacties op vacatures
verwerken en kandidaten uitnodigen, uitleg geven aan personeelsleden m.b.t. CAO VO, werkgeversverklaringen opstellen, studieovereenkomsten opstellen, verzorgen van aanzeggingen etc.
Administratief, organisatorisch en inhoudelijk ondersteunen door:
- Opstellen en up to date houden van documentatie (gidsen, jaarplanning, kwaliteitsbeleidsdocumenten, regelingen e.d.) door het redigeren van, doen van voorstellen en op aanwijzing van verwerken van wijzigingen in de documentatie
- Het vertalen van algemene aandachtspunten of afspraken, waaronder de kwaliteitsagenda, voor wat betreft de planning in concrete acties en activiteiten, bewaken van de voortgang en rappelleren waar nodig
- Opstellen van de jaarplanning, deze actueel houden, voortgang bewaken en rappelleren waar nodig
- Het opstellen (of voorstellen doen) van correspondentie voor leerlingen/ouders/personeel, zoals (nieuws)brieven, brochures etc.
- Leveren van suggesties voor de verbetering van procedures, documentatie en werkwijzen.
- Inspringen waar nodig binnen de organisatie (bijv. vanwege onderbezetting)
- Coördinatie zij instroom met overige VO scholen en hun coördinatoren
- Overzicht subsidies bijhouden en bewaken verantwoordingstermijnen, correspondentie richting Gemeente en overige instellingen die de subsidies verstrekken
- Controle uitoefenen op facturen
- Bijhouden en indien mogelijk afhandeling correspondentie uit diverse mailboxen
- Meldingen doorvoeren in leerlingvolgsysteem
- Ondersteuning bij interne projecten (o.a. afspraken inplannen)
- Op basis van aangeleverde input nieuwsbrieven opstellen (medewerkers en ouders). Deadlines aangeven.
- Nieuwe medewerkers op eerste dag ontvangen en wegwijs maken
- Organiseren van bijeenkomsten (uitnodigingen versturen, catering, locatie)
Wat breng jij mee?
MBO/HBO werk- en denkniveau.
Voldoende ervaring met werken in het voortgezet onderwijs, zodat je kennis hebt van de cyclus van een schoolorganisatie en de CAO VO. Je kunt zo in de rijdende trein stappen.
Je biedt als accuraat persoon niet alleen management- en secretariële ondersteuning aan directie, maar bent ook hun steun en toeverlaat. Je bent een organisatietalent pur sang en ‘leest’ de bestuurlijke agenda. Je bent iemand die signaleert en prioriteert m.b.t.
het ophalen en aanleveren van informatie. Het is hierin van belang dat je in staat bent zelfstandig afwegingen te maken wat in overleg afgehandeld dient te worden en wat niet.
Je bent iemand met groot verantwoordelijkheidsgevoel en vindt het van nature prettig om te ondersteunen en te ontzorgen. Je bent bereid om elkaar te vervangen of taken van elkaar over te nemen wanneer dit nodig is.
Over Panta Rhei
We zijn een scholengemeenschap voor vmbo (bbl, kbl en mavo) in Amstelveen. Bij ons is iedereen welkom, waar je ook in gelooft, welke levensovertuiging en achtergrond je ook hebt. We staan open voor elkaars denkwijze en zien dat daar goede ideeën uit ontstaan. Ideeën waar we graag naar luisteren als ze onze werkpraktijk en het lesgeven verbeteren.
We zijn onderdeel van de Cedergroep. Wij hebben 4 onderwijsteams (met zo’n 80 docenten en onderwijsassistenten) en een ondersteunende staf, die uit zo’n 20 collega’s bestaat. Met in totaal zo’n 530 leerlingen kunnen we spreken van een kleinschalige, gezellige school. Onze werkplekken zijn verdeeld over de gebouwen Pandora 1 t/m 3, die vlak naast elkaar liggen. We houden de zaken graag overzichtelijk. We hebben natuurlijk leefregels met elkaar afgesproken, zodat de school veilig en aantrekkelijk is.
Juist doordat we niet zo groot zijn, hebben we extra aandacht voor onze leerlingen. Zo hebben we leerwegondersteuning op alle niveaus en proberen we elke leerling naar een zo hoog mogelijk niveau te begeleiden. We halen de buitenwereld naar binnen en nemen de leerlingen mee naar buiten. Zo laten we leerlingen zien wat hun kansen en mogelijkheden zijn als ze van school af komen. Op die manier inspireren en motiveren we ze om het beste uit zichzelf te halen.
Zo bieden we elke leerling kwaliteit, veiligheid en duidelijkheid.
Werken bij Panta Rhei
Als medewerkers van Panta Rhei willen we het samen doen; met elkaar als collega's, met de leerlingen en met de ouders/verzorgers van onze leerlingen. Dat merk je aan de sfeer die er bij ons op school is. We leren van elkaar en hebben uitgebreide mogelijkheden om onszelf te ontwikkelen op persoonlijk en professioneel vlak.
Ook kent Panta Rhei voor al haar medewerkers een arbeidsmarkttoelage (ruim € 200,-- bruto per maand bij 1 fte).
Binnen Panta Rhei kun je rekenen op afwisselend en uitdagend werk. We kennen veel betrokkenheid binnen ons team, waarin we elkaar ook verder helpen met constructieve feedback. We investeren graag in zaken die onze schoolkwaliteit ten goede komen. Dus staan we open voor goede ideeën van onze collega’s; ideeën om het onderwijs te verbeteren of om het werk efficiënter te maken. Laat vooral van je horen!)
